Vergaderingen snoeien?

[Als je liever luistert naar dit artikel, klik dan HIER]

Goeie vergaderingen

Goeie, zinvolle vergaderingen.

Enkele keren per jaar komen een aantal collega’s en ik samen om gedurende 3 uur uit te wisselen naar aanleiding van een tekst. Het zijn uitwisselingen met een persoonlijk karakter.

Enkele keren per jaar wisselen enkele collega’s en ik, met Elly Beurskens, een staflid van de Stichting Presentie, als supervisor, gedurende 3 uur uit. Professionele uitwisselingen met een persoonlijk karakter.

Alle Open Dialogue bijeenkomsten waar ik aan meegedaan heb, blijven me bij. Gesprekken met mensen die strugglen, uitwisselingen met een persoonlijk karakter. Ook de professionals delen dingen.

Ik herinner me nog goeie, zinvolle vergaderingen. Vaak een mix van het professionele en het persoonlijke.

Andere vergaderingen

Maar het woord ‘vergadering’ roept geen fijne gevoelens bij me op.

Hoeveel tijd heb ik tijdens mijn loopbaan doorgebracht in vergaderingen?

Als ik die vraag overweeg, dan verandert die automatisch in:

Hoeveel tijd heb ik tijdens mijn loopbaan verloren in vergaderingen?

Tijd is kostbaar.

Ik denk dat ik veel vergaderingen ervaren heb als emotioneel en cognitief uitputtend.
Vergaderingen waarin ik me blootgesteld gevoeld heb aan te veel dat te weinig betekenisvol was.

Vóór de vergadering hebben hoofd en hart een hoge graad van paraatheid voor het werk.
Na de vergadering: hoofd- en hart-capaciteit: 50%.

Vergaderingen die verantwoord worden en verantwoord lijken.

Maar hoe zwaar wegen die verantwoordingen?

Dagelijkse briefings/overdrachten

In de wereld van de psychiatrie heb je dagelijkse briefings/overdrachten. De mensen van de ene shift delen info met de collega’s van de volgende shift.

In mijn eerste vaste baan als psycholoog was er zo een bij de start van de werkdag.
Mijn ervaring was:

95 % van deze informatie is nutteloos voor mijn werk.

Op een dag besloot ik om er niet meer aan deel te nemen. Ik ging dan achteraf langs bij mijn collega Mark en vroeg hem of er iets belangrijk gezegd was.
Ik won zo dagelijks een half uur.
In dat half uur las ik iets interessant. Of ik dacht na over een begeleiding.

Dit dateert van 30 jaar geleden.
Nog steeds voel ik wat een goede beslissing dit geweest is.
Ik herinner me hoe (professioneel) waardevol was wat ik in die half-uurtjes deed.

Hoeveel werktijd gaat naar vergaderen?

Een vergadering met 8 deelnemers die 1 uur duurt, dat zijn 8 werkuren.
Als die elke week plaatsvindt, dan zijn dat 32 werkuren per maand.

Wat kan je doen met 32 uur?

Ik heb recent bij enkele collega’s psychologen gepolst: hoeveel uur moet jij per week vergaderen?

Ik hoorde cijfers van 1,5 tot 7 uur per week.

Dus – laten we veronderstellen dat er 8 deelnemers zijn – dat zijn per maand 48 à 224 werkuren!

Wat kan je doen met 48 à 224 uur?

Time is …

Een vergadering wordt in het leven geroepen en gehouden op basis van een verantwoording:

Het is belangrijk dat we … (En dan volgt iets van waarde.)

Als het op vergaderen aankomt, lijkt zo’n verantwoording te volstaan.

Maar een goede reden kunnen noemen om te vergaderen, ís niet genoeg.

Vergelijk dit met het uitgeven van geld.

Een goede reden kunnen noemen om een product of dienst te kopen, is niet genoeg.

Stel dat ik zou zeggen:

‘Het is belangrijk dat ik goed communiceer. Dus ik koop elk half jaar de meest performante iPhone die op de markt is.
Het is belangrijk dat ik dat ik voldoende beweeg. Dus ik neem een abonnement in de goede fitness en ook bij een personal coach.
Ik moet er goed uitzien, dat is fijn voor iedereen, dus ik koop vanaf nu designerkleding.’

Mijn partner zou hier snel een stokje voor steken.

Allemaal goed en wel, Johan, voetjes op de grond graag: dit kunnen we ons niet permitteren want we hebben ons geld nodig voor X, Y & Z.

Wat zijn de belangrijke X, Y & Z van het team?

Allemaal goed en wel, collega’s, voetjes op de grond graag: dit kunnen we ons niet permitteren want we hebben onze tijd nodig voor X, Y & Z.

Wie stelt deze vraag?
Wie geeft stem aan het voetjes-op-de-grond-standpunt?
Wie geeft stem aan dat waar het finaal om gaat in de organisatie?

‘Finaliteit’, zo noemt men in de Presentiebenadering de ultieme waarden waar het je als organisatie en vanuit je vak eigenlijk om te doen is.
Als je weet wat prioritair is, vanuit de finaliteit van de organisatie, en van het team, dan kan je beter uitmaken wat secundair en tertiair is.

Wie bewaakt de voetjes-op-de-grond vanuit deze ‘finaliteit’?

Voetjes-op-de-grond betekent o.a.:

Het besef dat we maar een beperkte tijd te besteden hebben binnen een organisatie.

Wie stelt vragen als:

Deze vergadering, waar X uur per maand naartoe gaat, in welke mate dient die echt waar het ons om te doen is?

En:

Is vergaderen gedurende X tijd met Y deelnemers de enige of de beste manier om deze waarde te dienen?

En:

Hoeveel kost ons deze vergadering in termen van tijd, in termen van verminderde focus achteraf, in termen van hersteltijd achteraf, in termen van verminderde motivatie voor het werk?

Teamvergadering-behoeften

In de wereld van de GGZ gaat een flink stuk vergadertijd naar teamvergaderingen.
Daar worden cliënten besproken.
Soms kennen alle deelnemers de besproken mensen. Soms wordt er gesproken over cliënten van een collega.

Wat zijn de bedoelingen achter zo’n overleg?

Eén behoefte is die aan onderlinge steun voor het werk. Dat is immers complex en delicaat. Begrip, aanmoediging, ideeën zijn welkom.

Een andere bedoeling is dat professionals zich verantwoorden voor hun handelen en denken, zodat er een zekere controle wordt uitgeoefend.

Er kunnen nog andere behoeften een rol spelen:

• een behoefte aan ontspanning (even iets anders doen dan het cliëntenwerk, wat sociaal contact met de collega’s)
• een behoefte aan leren in het algemeen
• de behoefte van leidinggevenden aan een moment om nieuwigheden te delen
• …

Voetjes-op-de-grond

Allemaal zinvolle bedoelingen.
Nu enkele voetjes-op-de-grond vragen:

Halveren?
De 2 of 3 uur die hier aan besteed worden, met X deelnemers, dat is heel veel werktijd. Kan dat ook in de helft van de tijd? Dan win je 24 à 112 uur per maand.

Iets anders in de plaats?
Welke potentieel waardevolle activiteiten krijgen geen of minder kans omwille van de tijd die vastzit aan het vergaderen?

Een voorbeeld. Centra Geestelijke Gezondheidszorg (die ambulante begeleiding aanbieden voor psychische en relationele problemen in Vlaanderen) bieden over het algemeen niet of amper de optie dat hulpverleners buiten de gebouwen van het centrum hulp bieden. Daar hebben ze nu geen tijd voor.
Zou het niet mooi zijn om dat wel te gaan doen en zo mensen te ondersteunen die niet in staat zijn om naar het centrum te gaan? Of om goede exposure therapie te doen in de levenscontext van mensen?

Anders en beter

• De behoefte aan steun en aan ideeën van collega’s, kan die op andere manieren gediend worden dan door 2 of 3 uur gedwongen samen te zitten met een hoop volk? (Ik boek 1 uur supervisie per maand bij een externe supervisor. Ik heb daar veel aan.)
• De behoefte aan ontspanning, kan die beter gediend worden dan door te vergaderen? (Een dutje doen? Een potje pingpong?)
• Het communiceren van beleidsdingen, moet dat echt in een vergadering?
• De behoefte aan leren, kan die niet anders en beter gediend worden?
• Kunnen wij hulpverleners ons op andere en betere manier ter verantwoording laten roepen, bijvoorbeeld door cliënten?

Praten óver versus praten mét mensen
Overschatten we het helpende gehalte van (langdurende, overbevolkte) besprekingen? Aan hoeveel % van die tijd heb je echt wat? Eerlijk?
(Ik vind praten mét betrokken mensen steeds boeiender dan praten óver.)
Als cliënten zouden horen wat we over hen zo allemaal zeggen, hoe zouden zij de relevantie daarvan scoren?

In het artikel ‘We gaan de teamvergadering afschaffen’ bespreekt Peter Dierinck het werken met mini-teams.

Rond elke opgenomen patiënt wordt een team samengesteld, niet alleen met professionals van binnen en buiten de eigen afdeling maar ook met belangrijke ‘derden’ zoals familie, vrienden of een bewindvoerder. Op zo’n team praten we vanuit gelijkwaardigheid. Er wordt gezamenlijk beslist, maar beslissingen kunnen altijd worden herzien of bijgestuurd. Los van het beslissen, ligt de klemtoon in zo’n team vooral op het naar elkaar luisteren en het samen spreken. Het bij elkaar komen, is een proces dat verandering mogelijk maakt.

En:

Een horizontale, niet-hiërarchische aanpak houdt in dat collega’s in nabijheid van de patiënt ook van mening mogen en durven verschillen. Dat vraagt dat we ons als hulpverlener kwetsbaar opstellen. Deze kwetsbaarheid spiegelt de kwetsbaarheid van de patiënt waardoor hij zich kan herkennen in verschillende meningen en standpunten.

Over de klassieke teamvergadering schrijft hij

Dat is, zeker in een hiërarchische omgeving als een psychiatrisch ziekenhuis, de veruitwendiging van een verticaal georganiseerde samenleving. Aan de top staat een psychiater, coördinator of psycholoog die bepalend is voor het verloop en de uitkomst van de vergadering. De persoon in opname staat onderaan in de hiërarchie. Hij mag al blij zijn dat hij gehoord wordt.

En:

De wekelijkse teamvergadering is ook een plek waar kennis wordt uitgewisseld over de werking van de hersenen, over wanen, hallucinaties en dwanghandelingen of over diagnoses. Vaak is dit een zeer bevreemdend gesprek, ver weg van de alledaagse realiteit van mensen in opname. Ver weg van noodzakelijke mededogen en het oog dat we moeten hebben voor de individuele wilskracht en sterktes van iemand in opname.

Teamvergaderingen kunnen akelige plekken zijn
Ik heb het gelukkig nooit meegemaakt, maar in de loop van de jaren heb ik verschillende collega’s horen getuigen van teamvergaderingen waar gepest wordt, geïntimideerd, uitgesloten, vernederd. Plekken en momenten van machtsspelletjes, van toekijken en zwijgen, van niet-solidariteit.
In de wereld van de GGZ.
Dat gebeurt terwijl men het zogezegd heeft over inhoud.

Kortom

• denk aan een terugkerende professionele vergadering
• denk aan de verschillende bedoelingen ervan
• is het een optie om de duur ervan (met de helft) te verminderen?
• zijn er bedoelingen die opgegeven kunnen worden zonder veel schade?
• kunnen bepaalde bedoelingen achter de vergadering ook op een andere manier gediend worden die minder tijd vergt, of die de bedoeling op een meer kwaliteitsvolle manier dient?
• als er tijd kan vrijgemaakt worden die nu vastzit aan het standaard vergaderen met X mensen, aan welk waardevol doel kan die toegewezen worden?

⠀
Johan Van de Putte